Prenez le cas d'un RH qui doit démontrer les performances de ses actions de formation devant son CODIR la semaine prochaine. Qui a vraiment terminé sa formation ? Qui a décroché en route ? Sans outil centralisé, cette réponse prend une journée entière à reconstituer, entre plusieurs fichiers Excel et dix relances par mail.
- 18 % des formations à distance sont abandonnées, contre seulement 2 % en présentiel (Dares, France Compétences, 2023). Un espace de pilotage qui signale les apprenants à risque en un coup d'œil change la donne.
- La page Statistiques identifie les apprenants à risque directement dans le tableau de bord, avant qu'un décrochage ne s'installe, avec des filtres par groupe, langue, contrat ou mode d'apprentissage.
- L'attribution de licences se fait en masse, par simple import Excel, avec prévisualisation des erreurs avant l'envoi des accès.
- Un export récurrent part seul, sans que personne y pense : journalier, hebdomadaire ou mensuel, configuré une fois pour toutes.
- Le SSO vers votre LMS ou intranet existe, mais reste une option soumise à un supplément tarifaire.
Ce que couvre l'espace Admin GlobalExam
| Fonctionnalité | Ce que vous gagnez |
|---|---|
| Attribution de licences | Un collaborateur ou 500, en une fois, sans jamais ressaisir un nom |
| Groupes de travail | Un suivi filtré par équipe, service ou niveau, en un clic |
| Page Statistiques | Les décrocheurs repérés avant qu'ils décrochent vraiment |
| Exports immédiats et récurrents | Le rapport du lundi qui part seul, sans que vous y pensiez |
| Fiche de présence | Un justificatif détaillé, prêt en cas de besoin |
| SSO (LMS / Intranet) | Vos données remontées directement dans vos outils, sans ressaisie |
C'est exactement ce que GlobalExam a voulu résoudre avec sa page Statistiques et son espace Admin.
Pourquoi le pilotage devient un vrai point de friction
Le constat est simple. Une formation à distance a neuf fois plus de risques d'être abandonnée qu'une formation en présentiel. C'est le chiffre que révèlent les enquêtes croisées de la Dares et de France Compétences sur les usages du CPF : 18 % des formations à distance sont abandonnées, contre 2 % pour l'équivalent en présentiel. Plus d'un tiers de ces abandons sont liés au manque de temps des formés.
Pour un service RH, ça veut dire une chose : le vrai sujet n'est pas de lancer une formation. C'est de savoir, en temps réel, qui est en train de décrocher. Sans visibilité continue, on découvre le problème au moment du bilan, quand il est trop tard pour agir, et encore plus tard pour l'expliquer en comité.
Repérer les apprenants à risque avant qu'il soit trop tard
La page Statistiques de l'espace Admin GlobalExam a été pensée pour répondre directement à ce problème. Elle affiche une vue organisée par période, plutôt qu'une photo figée à un instant donné. Elle identifie les apprenants à risque directement dans le tableau de bord, pour permettre d'intervenir avant qu'un décrochage ne s'installe.
Vous filtrez par groupe, par langue, par contrat ou par mode d'apprentissage, et vous voyez immédiatement le temps passé, le taux d'activation et la progression. Un export est possible directement depuis cette page, sans repasser par un autre outil.
Aperçu de la page Statistiques : objectif hebdomadaire, apprenants à risque signalés, temps cumulé moyen et détail filtrable par apprenant.
Attribuer et suivre les licences sans fichier Excel parallèle
De nombreuses équipes RH gèrent encore leur suivi de formation dans un tableur, en parallèle de la plateforme elle-même. Deux sources d'information, deux versions de la vérité. GlobalExam centralise cette étape dès l'attribution des licences.
- Inscription individuelle ou en masse : un fichier Excel avec e-mail, nom, prénom et groupe suffit pour créer des dizaines de comptes en une fois.
- Prévisualisation avant validation : les erreurs (adresse invalide, doublon) sont signalées avant l'envoi des accès, pas après.
- Groupes de travail : vous filtrez ensuite tout votre suivi par équipe, service ou niveau, sans reconstruire un fichier à chaque fois.
- Relance groupée : un e-mail d'activation envoyé en un clic à tous les collaborateurs qui n'ont pas encore démarré.
Le principe reste le même partout : une seule interface, une seule version des données.
Le reporting, prêt à l'emploi
Depuis le menu Exports, vous configurez un rapport ponctuel ou récurrent : journalier, hebdomadaire, mensuel, à vous de choisir. Vous filtrez par contrat, par groupe ou par apprenant, selon ce qui vous intéresse.
Un envoi mensuel automatique est possible : configuré une fois, le rapport arrive chaque mois dans la boîte mail du bon interlocuteur, sans que personne n'ait à s'en souvenir. Fini le rapport que quelqu'un doit se rappeler de générer chaque lundi, ou le mail qu'on envoie en retard parce que la semaine a été trop chargée.
Pour les organismes de formation, la fiche de présence répond à un besoin plus spécifique : justifier le temps passé par un apprenant sur la plateforme et ses résultats, avec les informations de votre organisation (centre, formateur, SIRET). C'est le document qu'on sort en cas de contrôle, sans avoir à le reconstruire à la main.
SSO et connexion à votre SI : ce qui existe aujourd'hui
Connecté à votre LMS ou votre intranet via SSO, GlobalExam remonte vos données directement dans les outils que vous utilisez déjà, sans ressaisie manuelle ni compte à créer à part. C'est un service soumis à un supplément tarifaire, à activer auprès de votre interlocuteur commercial. Mieux vaut le clarifier dès la phase de cadrage si l'intégration à votre SI est un critère de décision.
Questions fréquentes
Comment savoir quels collaborateurs sont en train de décrocher sur GlobalExam ?
Un seul endroit à consulter : la page Statistiques repère les apprenants à risque directement dans le tableau de bord, avec des filtres par période, groupe, langue ou contrat. Vous n'attendez plus le bilan pour découvrir le problème.
Le SSO est-il inclus dans toutes les offres GlobalExam ?
Non, c'est une option. La connexion via SSO à un LMS ou un intranet est soumise à un supplément tarifaire, à activer auprès de votre référent commercial.
GlobalExam propose-t-il une API publique ?
Non, pas d'API publique documentée à ce jour. Une intégration peut en revanche être mise en place à la demande : à voir directement avec votre Account Manager si votre projet en dépend.
Peut-on générer un rapport automatique sans y penser chaque semaine ?
Oui. Un export récurrent (journalier, hebdomadaire ou mensuel) se configure une fois, puis part seul par e-mail aux destinataires choisis. Vous ne rouvrez plus jamais ce dossier.
GlobalExam propose-t-il un document justificatif pour un audit Qualiopi ?
Oui. La fiche de présence détaille le temps passé et les résultats de chaque apprenant, avec les informations de votre organisme, prête en cas de contrôle.
Peut-on inscrire plusieurs centaines de collaborateurs en une fois ?
Oui, en un seul import Excel (e-mail, nom, prénom, groupe). Les erreurs sont signalées avant validation, pas après coup.
Ce que ça change concrètement
GlobalExam accompagne aujourd'hui plus de 750 clients et plus de 4 millions d'apprenants. La plateforme est certifiée Qualiopi et conforme RGPD, deux prérequis qui reviennent systématiquement dans les cahiers des charges RH.
L'objectif de l'espace Admin n'est pas d'ajouter un outil de plus. C'est d'éviter aux équipes RH et L&D de passer leur temps à reconstituer, à la main, une information que la plateforme connaît déjà. Le prochain comité de direction peut arriver plus vite que prévu : autant y arriver avec les chiffres déjà en main.
- La connexion à votre système interne (SSO), pour remonter les données sans ressaisie.
- Les parcours e-learning et le suivi de progression qui alimentent directement la page Statistiques.
- Le détail de l'offre sur la page Produits et services et vue d'ensemble sur la page Solution.
Un comité de direction à préparer sans reconstruire un rapport à la main ?
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